1. Общие положения
1.1. Архив создается для хранения документов, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение.
1.2. Документы Арбитражного суда ЯНАО имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда РФ, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах РФ.
До передачи на государственное хранение эти документы временно хранятся в Арбитражном суде ЯНАО.
1.3. Арбитражный суд ЯНАО обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда РФ, образующихся в его деятельности. В соответствии с правилами обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.
1.4. В своей деятельности архив Арбитражного суда ЯНАО руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами и указаниями руководства Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации, нормативными и методическими документами Федерального архивного агентства, других организаций Росархива, положением об архиве.
1.5. В архив передаются судебные дела после их рассмотрения в соответствии со сроками, установленными Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации, дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
1.6. Архив Арбитражного суда Ямало-Ненецкого автономного округа входит в состав отдела делопроизводства как структурное подразделение, возглавляемое Заместителем Председателя Арбитражного суда ЯНАО.
1.7. Передача дел в архив осуществляется по составленному работником архива графику, согласованному с Заместителем Председателя Арбитражного суда ЯНАО.
2. Основные задачи
Архив в своей деятельности решает следующие задачи:
2.1. Комплектование документов постоянного хранения, временного срока хранения и документов по личному составу.
2.2. Учет, обеспечение сохранности, использование документов, хранящихся в архиве.
2.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Росархивом.
2.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве судебных составов и структурных подразделений.
3. Функции
Архив выполняет следующие функции:
3.1. Обеспечивает приём, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов.
3.2. Инструктирует специалистов суда о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.
3.3. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством.
3.4. Обеспечивает проведение работ по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов для передачи в государственный архив.
3.5. Разрабатывает и согласовывает со службой по делам архивов автономного графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии и передачи документов Архивного фонда РФ на государственное хранение.
3.6. Составляет акты об уничтожении дел, сроки которых истекли.
3.7. Осуществляет контроль за состоянием дел, соблюдением в помещении архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов.
3.8. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.
3.9. Принимает участие в работе экспертной комиссии Арбитражного суда ЯНАО.
3.10. Подготавливает и передает на хранение документы в Государственный архив Ямало-Ненецкого автономного округа.
3.11. Организует периодическую (не реже 1 раз в 5 лет) проверку наличия дел в архиве.
3.12. Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам в соответствии с установленными требованиями
3.13. Организует использование документов, а именно:
- информирует руководство и работников Арбитражного суда ЯНАО о составе и содержании документов архива;
- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного и научного использования для работы в помещении архива;
- исполняет запросы организаций, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки.
- ведёт учёт использования документов, хранящихся в архиве.
3.14. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, представляет на рассмотрение экспертной комиссии акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков хранения.
3.15. Оказывает методическую помощь отделу делопроизводства в судебных составах Арбитражного суда ЯНАО, составляет номенклатуру дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив.
3.16. Приём в архив дел осуществляется согласно графику, установленному отделом делопроизводства и утверждённого заместителем председателя суда.
4. Права архива
4.1. Сотрудники архива наделены правами, а также исполняют обязанности, предусмотренные настоящим Положением, должностными обязанностями.
4.2. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в отделах Арбитражного суда ЯНАО.
4.3. Запрашивать от отделов и других структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
5. Ответственность начальника архивного отделения
5.1. Заведующий архивом несёт персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач и осуществление его функций.
5.2. Обязанности и права архива определяются должностными инструкциями, утверждёнными в установленном порядке.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Ознакомится с материалами дел,находящихся в архивном фонде суда можно по адресу г. Салехард, ул. Республики, д. 102. с 08:30 до 17:00, обеденный перерыв с 12:30 до 14:00, в рабочие дни. Место ознакомления определяется сотрудником архива суда после рассмотрения заявления об ознакомлении.
